Top 5 des logiciels de gestion du flex-office

Découvrez la liste des meilleurs outils pour gérer le flex-office en entreprise !

Avec l’essor du travail hybride, les organisations sont de plus en plus nombreuses à adopter le flex-office, dont les avantages sont désormais bien connus : optimisation des espaces, amélioration de la collaboration, réduction des coûts…

Cependant, la mise en place d’un fonctionnement en flex-office peut s’avérer complexe pour les entreprises, qui doivent tenir compte de nombreux enjeux : gestion des espaces et des ressources, maintien de la cohésion et de la collaboration, préservation de l’expérience collaborateur… Pour ce faire, les entreprises peuvent s’appuyer sur des outils digitaux efficaces, qui les aideront à gérer cette transition sans friction.

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1. Deskare : la solution qui simplifie l’organisation du travail hybride et du flex-office, intégrée à Teams ou Google

Deskare est une solution française innovante qui permet aux collaborateurs de planifier leur venue sur site (réservation de postes de travail, salles de réunion, etc.) et de mieux collaborer grâce à un planning partagé offrant une vision claire de la présence et du télétravail des équipes.

Ce logiciel de flex office est également plébiscité par les responsables RH et les gestionnaires d’environnement de travail, car il leur permet de collecter des données précieuses sur les taux de présence et d’occupation afin de mieux comprendre l’utilisation des espaces et d’optimiser l’aménagement des bureaux.

Fondé en 2020, Deskare est aujourd'hui utilisé quotidiennement par des dizaines de milliers d'utilisateurs en France et dans le monde, au sein de plus de 500 bureaux.

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Fonctionnalités principales

Un outil complet et simple d’utilisation, qui aide les entreprises à :

• Organiser le télétravail et faciliter le flex-office : Avec Deskare, les collaborateurs renseignent leurs jours de présence dans un planning partagé et réservent leur poste de travail à l’avance, tout en respectant les règles de zoning et des accords d’entreprise.
• Piloter leurs ressources : Gestion des salles de réunion, parkings, casiers… Toutes ces ressources peuvent être gérées via Deskare, avec une réservation en un clic et un suivi de disponibilité en temps réel.
• Guider leurs décisions grâce à la data : Grâce à des tableaux de bord agrégeant les données de présence et d’occupation, le logiciel permet de comprendre l’utilisation des espaces afin de mieux les optimiser, mais aussi de mesurer la présence des équipes et de limiter les risques d’isolement.

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Points forts

• Simplicité d’usage : La solution a été conçue autour des collaborateurs, avec une interface intuitive qui garantit un taux d’adoption post-déploiement supérieur à 90 %.
• Intégration aux logiciels internes : Deskare se présente comme un outil directement intégré aux applications professionnelles du quotidien (Teams, Outlook, Google, Slack et plus de 25 SIRH via API).
• Protection des données : Certifié ISO 27001 et SOC 2, et conforme au RGPD, Deskare héberge également ses données en France.
• Un support client très réactif : Deskare garantit à ses clients une forte réactivité : chargé de compte dédié, support humain par chat, email et Teams, accompagnement lors du déploiement…
• Adapté aux entreprises multi-sites : Idéal pour les groupes internationaux, avec la possibilité de configurer des règles spécifiques pour chaque site afin de mieux s’adapter aux besoins locaux.

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2. Surfy : une solution digitale pour une gestion intelligente des espaces de travail

Surfy digitalise la gestion des environnements de travail et la cartographie de l’occupation des bâtiments. L’application s’adresse à tous les collaborateurs d’entreprises qui ont mis en place une politique de travail hybride, et propose des accès sur-mesure pour chaque typologie d’utilisateurs.

Fonctionnalités principales

• Digitalisation des plans : Création et mise à jour des plans des bâtiments pour une gestion simplifiée et une visualisation claire des espaces.
• Analyse et reporting : Suivi en temps réel des taux d’occupation et génération de rapports pour optimiser l’utilisation des espaces en mode hybride.
• Refacturation précise : Attribution des coûts d’exploitation par centre de coût pour une meilleure répartition budgétaire.

Points forts

• Personnalisation avancée : Adaptation de la solution aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
• Un SaaS répondant aux exigences de la DSI : Audité par Cybervadis et Orange Cybersécurité, la plateforme respecte également la RGPD.

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3. Work Adventure : le logiciel qui construit des espaces de travail virtuels pour une collaboration immersive

Work Adventure propose une expérience immersive en transformant les bureaux physiques en espaces virtuels interactifs, favorisant ainsi la collaboration et la cohésion d’équipe, même en télétravail.

Fonctionnalités principales

• Bureaux virtuels en 2D : Représentation numérique des espaces de travail, permettant aux employés de se déplacer et d'interagir comme dans un jeu vidéo.
• Avatars personnalisés : Chaque collaborateur dispose d'un avatar, rendant les interactions plus engageantes et personnelles.
• Zones d'interaction : Espaces dédiés aux réunions, aux discussions informelles ou au travail concentré, reproduisant les dynamiques d'un bureau physique.
• Organisation d'événements virtuels: Plateforme adaptée pour les conférences, ateliers, formations et autres événements à distance.

Points forts

• Expérience ludique : Gamification de l'environnement de travail, notamment pour les entreprises avec des salariés 100% en télétravail.
• Intégration avec des outils tiers : Compatibilité avec des applications de visioconférence et de messagerie, assurant une communication fluide.
• Personnalisation : Possibilité de concevoir des bureaux virtuels reflétant la culture et l'identité de l'entreprise.

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4. Envoy : solution américaine de gestion des espaces et des visiteurs

Envoy centralise la gestion des bureaux, des visiteurs et des livraisons. Conçue pour optimiser l'expérience des employés et renforcer la sécurité des locaux, elle permet aux entreprises ayant adopté une politique de travail hybride de fluidifier la gestion des espaces tout en assurant un contrôle efficace des accès.

Fonctionnalités principales

• Plans interactifs: Visualisation en temps réel de l'occupation des espaces et localisation des collègues.
• Réservation de bureaux et salles: Interface intuitive permettant aux employés de réserver facilement des postes de travail ou des salles de réunion.
• Gestion des visiteurs : Processus d'enregistrement numérique pour les visiteurs, avec notifications automatiques aux employés concernés et impression de badges sécurisés.
• Gestion des livraisons : Suivi et notification des colis entrants.

Points forts

• Fonctionnalités multiples : Issue de l'invitation de visiteurs, la plateforme a évolué pour proposer une offre de plus en plus complète sur l'ensemble de la gestion des bureaux.
• Sécurité renforcée : Fonctionnalités avancées pour la vérification d'identité et la gestion des accords de confidentialité.
• Adaptabilité : Convient aux entreprises de toutes tailles, avec des fonctionnalités modulables.

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5. Jooxter : la plateforme qui optimise les espaces grâce à l'IoT

Jooxter est une plateforme dédiée aux entreprises ayant adopté une politique de télétravail, qui utilise des capteurs IoT pour analyser et optimiser l’utilisation des espaces de travail. Cette approche technologique permet aux entreprises de mieux comprendre l'occupation de leurs bureaux et d'adapter leurs espaces en conséquence.

Fonctionnalités principales

• Mesure de l’occupation des espaces : Installation de capteurs pour mesurer en temps réel l'occupation des espaces, fournissant des données précises sur l'utilisation des bureaux et des salles de réunion.
• Optimisation de l’empreinte immobilière : Mise à disposition de données d’occupation qui permettent d’identifier les économies potentielles des bâtiments.
• Localisation des espaces de travail : Grâce à un plan d’étage interactif, les collaborateurs peuvent trouver en un coup d'œil l’espace parfait pour se concentrer ou pour échanger.

Points forts

• Gamme de hardware : Pour les entreprises qui peuvent se le permettre financièrement, Jooxter propose de combiner capteurs en tous genres avec une surcouche logicielle.
• Synergie des données : Les données issues des différents capteurs fusionnent facilement, offrant une analyse globale et détaillée.
• 4 offres disponibles : Starter, Business, Enterprise ou Premium, Jooxter propose des offres adaptées aux besoins et spécificités des entreprises.

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