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Les KPI ou indicateurs clés de performance du recrutement sont indispensable pour mesurer l'efficience de l'ensemble des processus. Le recrutement étant un poste clé des RH (ressources humaines) en startup, il est nécessaire de s'assurer de son efficacité pour soutenir la croissance des équipes. Ces indicateurs doivent toucher le processus de recrutement de bout-en-bout : Candidatures, sourcing candidat, entretiens, embauches, et même l'onboarding.
Des processus mal pilotés peuvent avoir plusieurs impacts très négatifs :
- Des délais de recrutement qui explosent
- Des coûts importants à investir pour pourvoir des postes (coût des cabinets de recrutement, coût des jobboards, coût des freelances...)
- Des postes qui demeurent non pourvues
Dans un contexte de "guerre des talents", il est indispensable de sécuriser ces processus par la mise en place de ces indicateurs clés.
Besoin en recrutement
Définir le besoin en recrutement via un plan annuel est une première étape clé. L'idée est de définir, pour chaque département (marketing, sales, tech, opérations...), pour chaque typologie de postes (stage, alternance et CDI) et niveau de séniorité (junior, senior, manager, Head of) le nombre de recrutement à réaliser sur une année.
Ce plan annuel permettra, en analysant les KPIs de performance historique (voir sections suivantes) :
- De définir la charge induite sur les équipes
- Les besoins en accompagnement (plateforme, cabinet de recrutement...)
Rapidité du recrutement
L'idée est de mesurer par type de poste, le temps nécessaire pour recruter. Si les délais de recrutement explosent, c'est peut-être que le processus n'est pas assez efficace. Dans ce cas, il faudra travailler sur les aspects qui pêchent : Sourcing, entretiens...
L'implication des Hiring Managers est indispensable car :
- Les Manager ont un rôle clé dans le processus de recrutement
- Ils ont pour rôle d'améliorer la conversion suite aux entretiens (indicateur : taux de conversion)
- Ce sont eux qui définissent leur besoin et peuvent l'ajuster pour améliore le taux de complétude des postes (indicateur : nombre d'offres d'emploi pourvus)
Une organisation efficace entre l'équipe de recruteurs et les managers est un des aspects clés du recrutement des talents.
Les indicateurs du sourcing
Avec la tension du marché du recrutement, une grande partie des recrutements se font désormais par approche directe. Pour cela, il est nécessaire d'avoir un processus de sourcing efficace. Les indicateurs à suivre sont :
- Le nombre de personnes contactés par les recruteurs par unité de temps (jour, semaine, mois)
- Le taux de réponse positive ou négative
- Le nombre de candidats qui passent des entretiens
Si le taux de réponse est bas, il faut peut-être travailler sur les messages d'approche, les relances.
Si le nombre de candidats qui passent des entretiens n'augmente toujours pas, c'est peut-être que le nombre de candidats contactés est insuffisant. Dans ce cas, il faut peut-être travailler sur l'efficacité du sourcing, notamment en investissant sur des outils de sourcing ou sur la formation des recruteurs.
👉 Pour plus d'informations sur les indicateurs du sourcing, retrouvez cet article qui présente en détail les KPI à piloter sur cette activité : https://www.leonar.app/blog/strategic-sourcing-kpi
Les indicateurs sur le pipe de candidats
Les indicateurs sur le pipe de candidats permettront d'estimer, par canal d'acquisition, si la volumétrie de candidatures pertinentes reçues est suffisante :
- Nombre de candidats qui passent des entretiens suite à une candidature
- Nombre de candidats qui passent des entretiens suite au sourcing (voir section précédente)
- Nombre de candidats qui passent des entretiens via un partenaire de recrutement)
Un pipe insuffisant peut être causé par :
- Un déficit de marque employeur qui impacte les candidatures reçues et l'efficacité du sourcing
- Une offre d'emploi peu attrayante
- Un processus de sourcing non exploité
- Un manque d'accompagnement et de pertinence des partenaires
Attention à bien tenir compte du marché du recrutement des talents. En effet, une pénurie sur un ou plusieurs postes peut s'expliquer par une absence globale de candidats sur le marché.
Les indicateurs sur le processus de sélection
A partir de la candidature ou du démarchage par de la chasse d'un candidat, il faut veiller à la bonne exécution du processus :
- Churn : Taux de candidats qui renoncent à poursuivre ou qui sont refusés
- Nombre d'offres acceptées Vs Nombre d'offres refusées
- Durée du processus de recrutement
- Taux de conversion (nombre de candidats reçus en entretien Vs nombre de candidats embauchés)
Ces indicateurs permettront de garantir que l'entreprise ne passe pas à côté de candidats pertinents. Si le churn augmente ou que beaucoup de candidats refusent les propositions d'embauche, plusieurs raisons peuvent l'expliquer :
- La durée des processus est trop longue : Il faut raccourcir le processus en mobilisant plus rapidement toutes les parties prenantes, et pourquoi pas supprimer 1 ou 2 étapes dans le process
- Les propositions réalisées ne sont pas en adéquation avec le marché, que ce soit sur les salaires ou bien sur les conditions de travail (avantages, BSPCE, télétravail...)
- Les candidats n'arrivent pas suffisamment à se projeter dans l'entreprise, les entretiens ne permettent pas de mettre en valeur la startup et les conditions de travail. Il faut alors travailler sur l'Employee Value Proposition.
La mesure des indicateurs liés au processus de sélection est probablement le "Quick Win" du recrutement :
- C'est là qu'on observe souvent beaucoup d'améliorations à apporter
- Les actions à mettre en place sont rapide et efficace (limitation du nombre d'entretiens, ciblage de l'étude de cas, organisation des créneaux d'entretien dans les agendas en amont...)
- Les résultats sont visibles immédiatement
L'utilisation d'un ATS (Admission Tracking System) permettra notamment de garantir le suivi de ces indicateurs. Il est, en effet, une source de données intéressantes pour l'analyse d'un indicateur sur le recrutement.
Qualité du recrutement
Après l'embauche et la période d'essai des collaborateurs, il s'agit de veiller à ce que le recrutement soit de qualité. Sur 100 candidats embauchés, combien sont encore présents au bout d'un an ?
Si cet indicateur clé est défaillant, c'est potentiellement que:
- L'évaluation n'a pas été suffisamment poussée : Case Study pertinent (étude de cas), screening, prise de références...
- Des défaillances existent dans les processus RH post-recrutement : Onboarding, talent management, bien-être au travail...
La mesure de cet indicateur permet d'évaluer l'expérience des employés au sein des entreprises, et ainsi, travailler également sur la réduction du turnover.
Taux de satisfaction candidats
Que le candidat soit finalement embauché ou non, il est nécessaire de mesurer la satisfaction des candidats. Un questionnaire ou une enquête de satisfaction peut être réalisée. Si les méfaits d'un taux de satisfaction bas ne seront pas immédiats, ils peuvent causer beaucoup de torts à l'avenir.
En effet, la réputation d'une entreprise joue fortement sur sa marque employeur, et donc sa capacité à attirer des candidats. Un processus très déceptif et quelques Bad buzz pourront nuire fortement à la capacité d'une startup à recruter, et donc impacter l'ensemble des indicateurs précédents.
Evaluer l'expérience candidat est un plus non négligeable dans la construction d'une stratégie de marque employeur.
